La parte más importante en cualquier conferencia es la preparación. Antes de comenzar una audio conferencia debería:
- Establecer una agenda y publicarla (en una web, por e-mail, bscw, etc...) para todos los participantes.
- Asegurar que todo el material escrito o gráfico de ayuda se distribuya a todos los participantes.
- Publicar las reglas que se van a seguir y el material requerido (micrófonos, software a usar, etc) Listar los resultados que se obtienen y archivarlos.
- Priorizar temas a tratar.
En tanto a estetica fisicaalgunos concejos serían:
- Tener en cuenta el número de participantes, si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, una sala de juntas con su mobiliario y su decoración habitual, pueden brindar buenas condiciones para llevar a cabo la videoconferencia.
- Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales o diseñarlos con características específicas.
- Los salones dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.
LA ILUMINACIÓN
Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.
ACÚSTICA
Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras) que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.
